Die Wohnungsgeberbestätigung: Was Vermieter wirklich wissen müssen
Mal ehrlich, wenn ein neuer Mieter einzieht, ist die Freude auf beiden Seiten meist groß. Neue Gesichter, neue Geschichten – und für uns Vermieter die Gewissheit, dass alles seine Ordnung hat. Doch neben Mietvertrag, Schlüsselübergabe und Kaution gibt es da noch ein Dokument, das oft unterschätzt oder gar vergessen wird, aber für uns als Wohnungsgeber essenziell ist: die Wohnungsgeberbestätigung. Und ja, sie hängt eng mit der später nötigen Meldebescheinigung des Mieters zusammen.
Ich spreche aus Erfahrung. Am Anfang meiner Vermietertätigkeit habe ich das Thema auch eher stiefmütterlich behandelt. Bis ich einmal Ärger mit einem Mieter hatte, der seine Meldefrist verpasste, weil ich zu lange gebraucht hatte. Seitdem weiß ich: Das ist keine Kleinigkeit, sondern eine ernstzunehmende Pflicht, die man als Vermieter kennen und ernst nehmen sollte. Es geht nicht nur um Bürokratie, sondern auch um Rechtssicherheit für alle Beteiligten.
Wozu eine Wohnungsgeberbestätigung überhaupt gut ist
Seit November 2015 ist es in Deutschland wieder Pflicht: Wer umzieht, muss sich beim Einwohnermeldeamt anmelden, und dafür benötigt er zwingend eine Wohnungsgeberbestätigung. Das Ganze ist im Bundesmeldegesetz (BMG) geregelt und hat einen einfachen, aber wichtigen Grund: Es soll Scheinanmeldungen verhindern und für Klarheit sorgen, wer tatsächlich wo wohnt. Eine Art Gegencheck, wenn man so will.
Für uns Vermieter bedeutet das, dass wir dem Mieter innerhalb einer bestimmten Frist schriftlich bestätigen müssen, dass er tatsächlich bei uns eingezogen ist. Ohne diese Bestätigung kann der Mieter seine Ummeldung nicht vornehmen und somit auch keine offizielle Meldebescheinigung erhalten, die er für viele andere Behördengänge oder Verträge benötigt. Im Grunde ist unsere Bestätigung der erste Dominostein in einer ganzen Reihe wichtiger administrativer Schritte für den Mieter.
Wer sich genauer mit den rechtlichen Grundlagen auseinandersetzen möchte, findet die entsprechenden Passagen im Bundesmeldegesetz, insbesondere § 19 BMG. Es schadet nie, direkt im Gesetz nachzulesen, um ein besseres Verständnis zu bekommen.
Die Pflicht des Vermieters: Mehr als nur ein Formular ausfüllen
Als Vermieter sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, unseren Mietern diese Bestätigung auszustellen. Und zwar nicht irgendwann, sondern innerhalb einer festgesetzten Frist von zwei Wochen nach dem tatsächlichen Einzug. Das ist eine knappe Zeitspanne, besonders wenn man vielleicht gerade selbst viel um die Ohren hat oder der Mieter erst später meldet, dass er die Bestätigung braucht.
Viele denken vielleicht, ach, das ist doch nur ein Zettel. Aber die Realität sieht anders aus: Wenn wir die Wohnungsgeberbestätigung nicht, falsch oder zu spät ausstellen, kann das teuer werden. Es drohen Bußgelder von bis zu 1.000 Euro. Und auch wenn die Ämter nicht immer sofort mit der Keule kommen, ist es doch ein unnötiges Risiko, das man als Vermieter nicht eingehen sollte. Ganz abgesehen davon, dass es das Vertrauensverhältnis zum Mieter belasten kann, wenn dieser wegen unserer Versäumnisse keine Meldebescheinigung bekommt.
Diese Pflicht gilt übrigens nicht nur für den klassischen Vermieter, sondern für jeden, der jemandem eine Wohnung zur Verfügung stellt – also auch für Hauptmieter, die eine Untermieterin aufnehmen, oder für Eigentümer, die ihre Wohnung selbst nutzen und jemanden dauerhaft einziehen lassen. Es geht immer darum, wer die Person bei sich aufnimmt.
Das Formular: Woher nehmen und wie richtig ausfüllen?
Das Formular für die Wohnungsgeberbestätigung ist glücklicherweise kein Hexenwerk. Die meisten Städte und Gemeinden bieten auf ihren Webseiten ein Muster oder ein direkt ausfüllbares Formular zum Download an. Oft findet man es unter den Stichworten „Wohnungsgeberbestätigung Formular“, „Anmeldung Wohnung“ oder „Meldebescheinigung beantragen“. Ein kurzer Besuch auf der Webseite des örtlichen Einwohnermeldeamtes oder Bürgerservices reicht in der Regel aus.
Was muss rein? Im Grunde die wichtigsten Eckdaten:
- Name und Anschrift des Wohnungsgebers (also Ihre Daten als Vermieter).
- Art des Rechtsvorgangs (z.B. Einzug).
- Datum des Ein- oder Auszugs.
- Name, Vorname des Mieters und idealerweise seine Personalausweisnummer (wobei Letzteres nicht zwingend ist, aber die Zuordnung erleichtert).
- Die genaue Anschrift der Wohnung, die bezogen wird, inklusive Stockwerk und Wohnungsnummer, falls vorhanden.
Wichtig ist, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind. Gerade bei der Adresse schleichen sich manchmal Fehler ein, die dann dazu führen, dass das Amt das Formular nicht anerkennt. Lieber einmal mehr prüfen, als später Rennereien zu haben. Denken Sie daran: Die Unterschrift des Wohnungsgebers darf nicht fehlen!
Fristen, die man kennen sollte – für Mieter und Vermieter
Die Frist von zwei Wochen nach Einzug habe ich ja bereits erwähnt. Das ist die absolute Obergrenze. Ideal ist es natürlich, wenn man die Bestätigung direkt bei der Schlüsselübergabe aushändigt oder kurz danach per Post versendet, falls der Mieter noch nicht alle Daten zur Hand hat. Für uns Vermieter ist es eine Frist, die wir einhalten müssen. Für den Mieter ist es die Frist, in der er sich ummelden muss.
Manche Mieter vergessen das in der Umzugshektik oder wissen nicht genau, welche Papiere sie benötigen. Hier können wir als Vermieter proaktiv sein und frühzeitig darauf hinweisen, dass diese Bestätigung erforderlich ist und wir sie pünktlich ausstellen werden. Das nimmt Druck und beugt Missverständnissen vor. Eine gute Kommunikation ist hier Gold wert.
Was viele oft nicht wissen: Auch beim Auszug gibt es theoretisch eine Art „Rückmeldungspflicht“, wenn auch weniger stringent. Die Wohnungsgeberbestätigung ist primär für den Einzug gedacht. Aber wenn ein Mieter auszieht und sich anmeldet, fragen die Ämter oft nach der Bestätigung des neuen Wohnungsgebers. Die alte Wohnung wird dann automatisch abgemeldet, sobald eine Neuanmeldung erfolgt.
Praktische Tipps für Vermieter: So geht’s reibungslos
Damit der Prozess der Wohnungsgeberbestätigung für alle Beteiligten möglichst stressfrei abläuft, habe ich ein paar Tipps aus meiner eigenen Praxis gesammelt:
- Formular immer griffbereit haben: Laden Sie sich das Formular Ihrer Stadt herunter und speichern Sie es ab. Oder drucken Sie ein paar Exemplare aus. So sind Sie vorbereitet, wenn ein neuer Mieter ansteht.
- Proaktiv sein: Bieten Sie die Bestätigung von sich aus an, sobald der Mietvertrag unterschrieben ist und der Einzugstermin feststeht. Am besten füllen Sie schon so viel wie möglich aus und lassen nur noch die Mieterdaten ergänzen.
- Digitale Möglichkeiten nutzen: Viele Ämter akzeptieren inzwischen eingescannte oder digital ausgefüllte und unterschriebene Bestätigungen. Klären Sie das im Vorfeld mit dem Mieter und dem zuständigen Amt ab. Das spart Zeit und Portokosten. Aber Vorsicht: Eine einfache E-Mail ohne qualifizierte digitale Signatur reicht meist nicht aus. Eine originalunterschriebene und dann eingescannte Version wird oft akzeptiert.
- Kopien machen: Heften Sie eine Kopie der ausgestellten Wohnungsgeberbestätigung zu Ihren Mietunterlagen. Das ist wichtig für Ihre eigene Dokumentation und falls es später zu Rückfragen kommen sollte.
- Auszugsdatum beachten: Wenn ein Mieter auszieht, müssen Sie keine neue Wohnungsgeberbestätigung für den Auszug ausstellen. Diese Pflicht gibt es nicht mehr in der Form. Es reicht, dass der Mieter sich bei seiner neuen Wohnung anmeldet; die alte Adresse wird dann automatisch abgemeldet. Allerdings kann das Einwohnermeldeamt bei Zweifeln nachfragen, ob der Mieter tatsächlich ausgezogen ist. Dann kann es hilfreich sein, das Auszugsdatum aus dem Übergabeprotokoll zu nennen.
Wann brauche ich eigentlich eine Meldebescheinigung?
Die Meldebescheinigung ist das offizielle Dokument, das Ihr Mieter vom Einwohnermeldeamt erhält, nachdem er sich erfolgreich umgemeldet hat. Sie bestätigt, dass die Person unter der angegebenen Adresse gemeldet ist. Viele Dinge im Alltag sind davon abhängig:
- Eröffnung eines Bankkontos
- Abschluss von Verträgen (Internet, Strom, Handy)
- Ummeldung des Autos
- Beantragung von Kindergeld oder anderen Sozialleistungen
- Manchmal sogar für die Anmeldung im Fitnessstudio oder in einer Bücherei
Man sieht: Ohne die Wohnungsgeberbestätigung keine Ummeldung, und ohne Ummeldung keine Meldebescheinigung. Und ohne Meldebescheinigung wird das Leben des Mieters unnötig kompliziert. Deshalb ist unsere Rolle als Vermieter an dieser Stelle so wichtig.
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
Aus meiner Erfahrung gibt es ein paar Stolpersteine, die immer wieder auftauchen:
- Vergessen der Frist: Die Zwei-Wochen-Frist ist fix. Tragen Sie sich den Einzugstermin und die späteste Frist in Ihren Kalender ein, um nichts zu verpassen.
- Unvollständige oder falsche Angaben: Prüfen Sie die Adresse und die Daten des Mieters genau. Ein Buchstabendreher kann schon Ärger machen.
- Bestätigung für Nicht-Einzug: Manchmal springt ein Mieter kurzfristig ab. Dann darf natürlich keine Bestätigung ausgestellt werden, wenn der Einzug nie stattgefunden hat. Das wäre eine Scheinanmeldung.
- Aushändigung vor Einzug: Die Bestätigung darf erst am Tag des tatsächlichen Einzugs oder danach ausgestellt werden. Eine Ausstellung Wochen im Voraus ist nicht korrekt und kann Probleme verursachen, da sie den tatsächlichen Einzugstermin bestätigen soll.
- Untermietverhältnisse ignorieren: Auch bei Untermietern ist der Hauptmieter der „Wohnungsgeber“ und muss eine Bestätigung ausstellen. Hier gibt es oft Unsicherheiten.
Häufig gestellte Fragen zur Wohnungsgeberbestätigung
Was passiert, wenn ich als Vermieter keine Wohnungsgeberbestätigung ausstelle?
Ganz einfach: Ihr Mieter kann sich nicht ordnungsgemäß anmelden und somit auch keine Meldebescheinigung erhalten. Das führt nicht nur zu Problemen für den Mieter (z.B. bei der Kontoeröffnung oder der Ummeldung des Autos), sondern kann auch für Sie als Vermieter Konsequenzen haben. Es drohen Bußgelder von bis zu 1.000 Euro, wenn Sie die Bestätigung nicht, unvollständig oder nicht rechtzeitig ausstellen.
Kann ich die Wohnungsgeberbestätigung auch digital übermitteln?
Das hängt von der jeweiligen Stadt oder Gemeinde ab. Viele Ämter akzeptieren mittlerweile eine eingescannte, original unterschriebene Bestätigung, die per E-Mail verschickt wird. Eine rein digitale Übermittlung ohne qualifizierte elektronische Signatur ist meist nicht ausreichend, da es an der Eindeutigkeit der Unterschrift fehlen würde. Mein Tipp: Erkundigen Sie sich vorher beim zuständigen Einwohnermeldeamt oder bitten Sie Ihren Mieter, dies zu tun. Im Zweifelsfall ist der Postweg oder die persönliche Übergabe immer noch die sicherste Variante.
Muss ich eine Wohnungsgeberbestätigung ausstellen, wenn der Mieter doch nicht einzieht?
Nein, auf keinen Fall! Die Wohnungsgeberbestätigung dient dem Nachweis des tatsächlichen Einzugs in eine Wohnung. Wenn der Mietvertrag zwar unterschrieben, der Mieter aber nie wirklich eingezogen ist, darf keine Bestätigung ausgestellt werden. Das wäre eine Falschauskunft und könnte als Scheinanmeldung gewertet werden, was ebenfalls mit Bußgeldern belegt ist. Wichtig ist immer der tatsächliche Bezug der Wohnung.
Gibt es eine Wohnungsgeberbestätigung auch für den Auszug?
Nein, die Pflicht zur Ausstellung einer Wohnungsgeberbestätigung besteht ausschließlich für den Einzug in eine Wohnung. Beim Auszug müssen Sie als Vermieter nichts mehr bestätigen. Wenn Ihr Mieter auszieht und sich in einer neuen Wohnung anmeldet, wird seine alte Adresse automatisch im Melderegister abgemeldet. Lediglich wenn ein Mieter ins Ausland geht oder keine neue feste Adresse hat, müsste er sich selbstständig abmelden. Für uns als Vermieter ist der Auszug administrativ in dieser Hinsicht unkomplizierter.
Was muss ich bei Untermietverhältnissen beachten?
Hier sind Sie als Hauptmieter, der die Wohnung untervermietet, der „Wohnungsgeber“. Das bedeutet, Sie müssen die Wohnungsgeberbestätigung für Ihren Untermieter ausfüllen und ihm aushändigen, genauso wie ein Eigentümer das für seinen Hauptmieter tun würde. Wichtig ist natürlich, dass Sie eine gültige Erlaubnis zur Untervermietung von Ihrem Vermieter haben. Die Pflicht zur Ausstellung der Bestätigung bleibt davon unberührt.
Fazit: Eine kleine Pflicht mit großer Wirkung
Die Wohnungsgeberbestätigung mag auf den ersten Blick wie ein weiteres lästiges Stück Bürokratie wirken. Doch wie ich aus eigener Erfahrung weiß, ist sie ein wichtiges Dokument, das für Mieter eine große Bedeutung hat und uns Vermieter vor unnötigem Ärger bewahren kann. Wer die Fristen im Blick behält, das Formular sorgfältig ausfüllt und seinen Mietern proaktiv die nötigen Informationen zukommen lässt, schafft eine gute Grundlage für ein entspanntes Mietverhältnis.
Es geht letztlich darum, unsere Pflichten als Wohnungsgeber ernst zu nehmen und unseren Mietern einen reibungslosen Start in ihrem neuen Zuhause zu ermöglichen. Ein bisschen Organisation im Vorfeld zahlt sich hier wirklich aus – für alle Seiten. Denn ein zufriedener Mieter, der sich schnell ummelden konnte, ist auch für uns ein Gewinn.
„